Savoir bien gérer son emploi du temps peut s’avérer compliqué, surtout quand on a de nombreux projets personnels et projets de travail en cours. Utiliser des outils de gestion de temps devient nécessaire pour bien équilibrer sa vie professionnelle et vie de famille.
L’outil de gestion Pomodoro
Il s’agit d’un outil inventé par un Italien dans les années 1980. En gros, il s’agit de vous concentrer intensément sur une tâche pendant 25 minutes, sans aucune distraction. Mettez votre smartphone en mode avion, ou mieux, éloignez-le de vous pour ne pas être tenté de consulter les réseaux sociaux. Une fois ce délai écoulé, prenez une pause de 5 à 10 minutes. Levez-vous, buvez votre boisson favorite, faites quelques étirements ou fermez les yeux et écoutez de la musique. Après la pause, reprenez le travail pendant 25 minutes puis prenez une nouvelle pause et ainsi de suite. Répétez ce processus quatre fois, avant de prendre une « grande » pause de 20 à 30 minutes. L’outil de gestion Pomodoro marche pour toutes les personnes, puisque les temps de concentration (et donc de productivité) du cerveau humain sont respectés, espacés par des repos fréquents. En effet, rester sur une activité pendant une trop longue période diminue la capacité de concentration du cerveau.
Matrice Eisenhower avec mind mapping
Cet outil utilisé pour la première fois par le président américain et son cabinet est très utilisé aujourd’hui par les managers en entreprise. Simple, logique et claire, cette technique se base sur un modèle à quatre quadrants qui décrivent des niveaux d’urgences et d’importances bien distinctes : Traitez les activités urgentes et importantes en priorité ; Planifiez les activités moins urgentes et importantes ; Déléguez les activités urgentes et moins importantes ; Mettez de côté ou supprimez les activités qui ne sont ni urgentes, ni importantes.
Vous pouvez tirer le meilleur parti de la matrice Eisenhower en utilisant en complément un outil de mind mapping. Ce dernier est une carte mentale qui se divise en plusieurs branches et sous-branches. Elle fonctionne tel un arbre à idées : vous pouvez lister et identifier de façon précise les tâches urgentes et importantes. Vous pouvez dessiner une carte mentale sur papier ou utiliser une solution logicielle sur Internet.
L’outil de gestion « To-do list »
La liste d’activités à réaliser, communément appelé « to-do list » reste la méthode la plus connue et la plus usée dans le monde. Son principe est d’énumérer les activités à réaliser selon les priorités que vous aurez définies. Utilisez un carnet de notes ou un agenda pour ne pas perdre de vue et oublier votre « to-do list ».